В настоящее время невозможно представить повседневную жизнь без цифровых технологий, которые открыли новые возможности для развития производства, в том числе и проектирования. Однако вопрос учёта и хранения конструкторской документации на предприятиях по-прежнему не решён. Под конструкторской документацией подразумеваются чертежи, текстовые документы, спецификации, ведомости и сопутствующие пояснительные записки. Накопленные годами архивы подлинников и копий, насчитывающие на некоторых предприятиях миллионы единиц хранения, занимают очень большие площади. Бумажные носители, учитывая их регулярное использование, со временем подвержены естественному старению, выцветают, а также документация может быть просто физически утрачена. Нередко для поддержания бумажных архивов в рабочем виде на предприятиях дополнительно привлекают обслуживающий персонал, для чего требуется постоянные материальные затраты.
Одной из причин того, что данная проблема до настоящего времени не решена, можно считать отсутствие системы учета конструкторской документации, отвечающей современным условиям.
Для обеспечения надежности и долговечности сохранности информации назрела необходимость внедрения электронных архивов.
Можно выделить 2 основных способа ведения электронных архивов:
1. Преобразование чертежей и документов в растровую электронную информацию посредством сканирования, используя аппаратные средства (сканеры).
2. Воспользоваться готовыми решениями систем автоматизированного проектирования (САПР) для создания векторной графики.
Для использования первого метода нет необходимости привлекать инженерный состав, достаточно иметь обученный персонал с базовыми навыками владения компьютером. Для сканирования крупноформатных документов А0-А2 целесообразно применение широкоформатных сканеров, которые обеспечивают надлежащие качество, производительность и сохранность документов. Для сканирования документов формата А3-А5 возможно использование широко распространенных и дешевых бытовых планшетных сканеров, однако скорость процесса преобразования низка по причине их неудовлетворительной производительности. Также с такой информацией работать неудобно, так как растровое изображение плохо поддается корректировке и масштабированию, требует приложения больших усилий при редактировании, довольно мощных вычислительных ресурсов.
Для внедрения второго метода необходимо для работы привлекать инженерный состав: инженеров-конструкторов или проектировщиков, которые понимают тонкости технической и нормативной документации, имеют представления в различных программных средствах. Векторизация - преобразование бумажных или сканированных чертежей и эскизов в электронный вид посредством использования специальных систем автоматизированного проектирования. В отличие от растровой информации векторные данные используют математическое описание расположения объектов. Программы AutoCAD, Компас, SolidWorks и т.д. позволяют на высоком уровне осуществить векторизацию. Эти продукты успешно используется в машиностроительном проектировании, при проектно-строительных работах, составлении различных планов и схем. Преимущества использования архива в векторном виде перед архивом растровой электронной информации очевиден: векторизованный чертеж можно быстро просмотреть и вывести на печать в случае необходимости; возможно в короткие сроки скорректировать данные нормативно-технической документации; архивы в векторном представлении необходимы менее мощные вычислительные ресурсы и используют в несколько раз меньшие объемы на электронных носителях информации. Нельзя не отметить четкость распечатанных данных, при необходимости вывести на бумажный носитель, где отсутствую искажения, зернистость, присущие растровой графике.
В настоящее время существует множество непроизводственных организаций, которые предлагают свои услуги высококачественной векторизации чертежей, т.е. преобразование бумажных или сканированных чертежей и эскизов в электронный вид. Такие компании позволяют значительно уменьшить участие любого производственного предприятия или проектно-конструкторского бюро в этом процессе. Воспользовавшись услугами таких организаций, предприятию нет необходимости организовывать свою внутреннюю службу или отдел, заниматься поиском, обучением и наймом специалистов, а также вкладывать средства в техническую и аппаратную базу для организации и внедрения создания единого информационного пространства предприятия. В таких компаниях работают опытные высококвалифицированные инженеры, которые не первый год занимаются оцифровкой бумажных носителей в электронные и введением системы учета конструкторской и нормативной документацией. Согласно договоренности, предлагаются разнообразные элементы, формирующие электронные архивы для предприятий различных отраслей. Как результат предприятие-заказчик получает уже готовую базу данных электронного архива проектно-конструкторской, нормативной и технической документации, а оформление чертежей и документов соответствует стандартам и требованиям ГОСТ, ЕСКД, СНиП.